Anasayfa / Bilgilendirme Süreçleri
BELGEMOD ’a belge almak için başvuran adaylar www.belgemod.com internet sitesinden programla ilgili başvuru şartlarını öğrenebilir ve başvuru formunu temin edebilirler. Başvuru sürecinde BELGEMOD idari birim sorumlusu tarafından Başvuru Formu(F28) ve Belge Logo Kullanım Sözleşmesi’ni ( BKS-F57 ) adaylara imzalatır. Tek nokta başvurularında her adaya bireysel başvuru formu da Haziran 2019 tarihi itibariyle imzalatılacaktır. BELGEMOD akreditasyonları ve belgelendirme programına göre adaylardan doldurularak gelen form, Belgelendirme Müdürü tarafından kontrol edilerek incelenir.
Başvuru formunu gözden geçirme aşamasında, adayların genel eğitim, özel eğitim, genel mesleki deneyim, özel mesleki deneyim ve becerileri başvuru sırasında sunduğu evrak üzerinden ve gerekirse referans kaynaklardan doğrulanmaktadır.BELGEMOD kendi çalıştırdığı personeli belgelendirmez. Özel ihtiyacı (herhangi bir engelinin olması, okuma yazma bilmemesi vb.) olan adaylar başvuru formunda durumunu belirtmeli ulusal yeterliliklerle uyuşması halinde ilgili belgelerle doğrulandıktan sonra BELGEMOD adayın özel ihtiyaçlarını karşılayacaktır.
Adayın belgelendirme yapılması için yeterli olup olmadığı, BELGEMOD ‘un belgelendirme faaliyetini yapabilmesi için yeterlilik ve kabiliyete sahip olması, kapsam ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar dikkate alınarak bakılır. BELGEMOD bu aşamada tüm adayların sunduğu dokümanları objektif ve sistematik olarak incelemektedir.
BELGEMOD ’un Belgelendirme Müdürü tarafından yapılan kontroller sonucunda uygun bulunmayan adayların sınava katılmaları mümkün olmayabilir. Program şartlarını karşılayan adaylar Belgelendirme Müdürü tarafından onaylanır adaylar yazılımda aday havuzunda bekletilir, bekleyen sınavlar var ise adayların kaydı yapılır. Açılmamış sınavlar için en fazla 2 ay içerisinde sınav planlanır Sınav yeri onayları alınıp ve gerekli düzenlemeler yapılıktan sonra sınav açılır ve adaylar sınava alınır. Sınavlar planlama ve diğer prosedürel işlemlerin bitimi sonunda en erken 48 saat sonrasına MYK portal üzerinden sınav açılır adaylar ise en geç yine 48 saat öncesinde bildirimleri yapılır. Sınava alınacak her bir adaya İdari birim sorumlusu gerek telefon gerek mail veya sms atılarak (hangi iletişim yolu ile ulaşılabiliyorsa) sınava girecek adaya en geç sınava 2 gün kala sınav yeri tarihi saati kaç dakika süreceği hakkında bilgilendirmesini yapar.
MYK Ulusal Yeterliliklerinde, belgelendirme başvurusunda bulunan aday için gerekli şartları, yeterlilik için gerekli olan deneyim şartları ve sahip olunması gereken öğrenme çıktıları belirtilmiştir.
Genel Müdürün görevlendirmesiyle sınav gözetmeni olmak isteyen adayların başvurusu onaylanır. Atama T06 Sınav Gözetmeni Atama Talimatı’ na göre yapılır.
Genel Müdürün görevlendirmesiyle sınav gözetmeni olmak isteyen adayların başvurusu onaylanır. T11 Sınav Yapıcı Atama Talimatı’ na göre yapılır.
Sınav, ya BELGEMOD sınav merkezinde ya da T08- Gezici Sınav Merkezin Seçme Talimatına uygun olan bir yerde yapılmalıdır. Sınav yerinde bir değişiklik olması durumunda her adaya İdari birim sorumlusu tarafından telefon ile bilgilendirme yapılır. Süreç Belgelendirme Müdürü tarafından kontrol edilir. Sınavlar, Sınav Yapma Talimatı(T05)‘na göre yapılır. Sınavın yapılabilmesi için en az 1 aday (programın zorunlu şartı olmadıkça)olması gerekmektedir.
Sınav evraklarının hazırlanması aşamasında ilk adım Yazılım tarafından bir soru kitapçığı ve cevap kâğıdı oluşturulması ile başlar. 2 gün öncesinden yazılımdan alınan soru kitapçıkları, sınav zarfına eklenmesi gerekli evraklar ( Konuşma metni, sınav kuralları, sınav tutanakları vb. evraklar) İdari Birim Sorumlusu tarafından tamamlanır. Cevap anahtarı ayrı bir zarfa konularak kapatılır. Sınavda kullanılacak tüm evraklar (cevap anahtarı dahil ) tek bir sınav zarfına konulduktan sonra İdari birim sorumlusu tarafından imza kaşe ile mühürlenir. Bu kilit anlamındadır. Zarflar İdari birim sorumlusu ve sınav yapıcının zarf üzerine karşılıklı teslim eden ve teslim alan bölümlerinin imzalanması ile teslim edilir. Sınav gezici sınav merkezinde yapılacaksa BELGEMOD tarafından karşılanacak malzeme ve ekipmanlar Belgelendirme Müdürü tarafından, sınav evrakları İdari Birim Sorumlusu tarafından Sınav Yapıcıya teslim edilir, Gezici sınav merkezinde yapılacak sınavlar için evraklar, gerektiğinde posta yoluyla sınav merkezine (Sınav Yapıcı adına) gönderilir. Tüm adaylar hazır bulunduğunda Sınav yapıcı/gözetmeni, sınav başlamadan en geç 15 dakika öncesinde tüm adaylar hazır bulunduğunda, kaşeli ve imzalı, kapalı olan sınav evrakı geliş zarfı açar. Soru kitapçıklarını hazır bulunan adaylara dağıtır. Herhangi bir hata yoksa sınav zamanında başlatılır. Zamanında başlatılamayan sınavlar veya olası olumsuz oluşan herhangi bir durumda sınav yapıcı tutanak tutarak işlemi Kalite Yönetim Temsilcisine bildirir.
Sınav bitiminde sınav yapıcı BELGEMOD’a tüm malzeme ve ekipmanları ve var ise sınavda değerlendirmeye tabii olan parçaları Belgelendirme Müdürüne,sınav zarflarını ise İdari Birim Sorumlusuna teslim eder. Kaybolan tüm parça ve malzeme ekipman Sınav Yapıcı sorumluluğundadır.
Belgelendirme faaliyetleri sürecinde her değerlendirme öncesi, Sınav Yapıcı, Sınav Gözetmeni ve İç Doğrulayıcı ile adaylar arasında çıkar çatışmasına engel olmak için (adayların son 2 yıl içinde eğitiminde yer almış olmak, ticari ve aile yakınlık ilişkilerinin olması ) personelden taahhüt alınır.
BELGEMOD’ un kapsamında bulunan tüm Ulusal Yeterlilikler için teorik ve performansa dayalı sınavların yeterlilik birimlerinden başarılı olma şartı vardır. Sınavın teorik veya performansa dayalı olan yeterlilik birimlerinin birinden başarılı olup da diğer bölümünden başarısız olanlar bir (1) yıl içinde tekrar sınav başvurusunda bulunursa bu durumda başarılı olduğu bölümden muaf tutulur.
Başvuru sahibi, BELGEMOD ‘un ücret tarifesinde belirtilen belge yenileme başvuru ücretini veya belge yenileme sınav ücretini BELGEMOD ‘a öder. Başvuru sahibi belge yenileme başvuru dönemi içerisinde belge yenileme başvurusu yapabilir. Belge yenileme işlemleri karar vericinin onayı ile gerçekleştirilir ve Belge yenileme işlemleri Karar verici tarafından yazılı olarak kayıt altına alınır.
Belge yenileme başvurusu, başvuru dönemi içerisinde BELGEMOD’a yapılmalıdır. Başvuru dönemi, belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay önce başlar ve belgenin geçerliliğinin bitiş tarihinden altı ay sonra sona erer. Başvuru dönemi başlangıç tarihinden önce ve bitiş tarihinden sonra yapılan başvurular kabul edilmez.
Belge yenileme tek sefere mahsus bir faaliyet olmayıp kişinin yenilediği her belge için geçerlilik süresi sonunda yeniden belge yenileme hakkı bulunur. Belgenin yenilenebilmesi için mevcut belgenin askıya alınmış veya iptal edilmiş olmaması gerekir. Geçerlilik durumu askıda olan belgeler için askı durumunun kaldırılma tarihinden itibaren belgenin geçerlilik süresinin bir yıl sonrasına kadar belge yenileme yapılabilir.
Çalışma kayıtları değerlendirmesiyle belge yenileme başvuruları mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabilir. Sınavla belge yenileme başvuruları ise mevcut belgeyi düzenlemiş olan Kuruluşa yapılabileceği gibi belgenin kapsadığı ulusal yeterlilik birimlerinin tamamında en az bir yıl süresince sınav ve belgelendirme faaliyetleri yürütmüş olan farklı bir Kuruluşa da yapılabilir.
Belge sahiplerinin belgesinin iptalini gerektirecek bir durum oluşması durumunda madde 4.1. deki şartlar karşılanmalı ve tekrar sınava tabi tutulmalıdır. MYK Ulusal Yeterliliklerinde madde 15’ te belirtilen şartların doğrultusunda belgelerin geçerlilik süresi dolması ya da yenilenmesi durumunda yenilenir. Yeniden belgelendirme, belgelendirme programı şartlarına dayandırılır. Yeniden belgelendirme için gerekli şartlar aşağıdakilerden biri veya birkaçı olmalıdır.
BELGEMOD yeniden belgelendirme yaparken Ulusal Yeterliliklerde belirtilen koşullarda dikkate alınarak aşağıda belirtilen hususlar dikkate alınır.
Belgelendirilmiş kişiler, BELGEMOD ‘un gerek duyurularını gerekse telefon ile yapılan bilgilendirmeleri takip etmek ve gerekliliklerini yerine getirmekle yükümlüdür.
Ancak belgeli personel yeterlilik belgesini yenilemek istemiyorsa geçerlilik süresinin dolmasından hemen sonra belge iptal edilir. Bu durumda, yeterlilik belgesinin kullanımından doğan haklardan belgeli personel yararlanamaz. İdari birim sorumlusu ya da Belgelendirme Müdürü tarafından belgeli personelden belgesini 15 (on beş) iş günü içerisinde BELGEMOD ‘a iade etmesi istenir. İptal olan veya askıya alınan belgeler MYK ‘ya bildirilir.
Adayın belgelendirme yapılması için yeterli olup olmadığı, ilgili yeterlilik için MYK tarafından belirlenmiş kriterler, kapsam ve belgelendirme faaliyetlerini etkileyen diğer hususlar dikkate alınarak gerçekleştirilen sınavlarla (Teorik, Performans, Mülakat ) belirlenmektedir. BELGEMOD bu aşamada tüm adayların sunduğu dokümanları ve sınav sonuçlarını yazılım aracılığıyla objektif ve sistematik olarak incelemektedir.
Belgelendirme kararlarını verecek kişilerden belgelendirme kararının verilmesi sürecinde, her değerlendirme öncesi Karar Verici ile belge almak isteyen kişiler arasında çıkar çatışmasına engel olmak için (adayların sınav ve son 2 yıl içinde eğitiminde yer almış olmak,ticari ve aile yakınlık ilişkilerinin olması ) personelden taahhüt alınır, çıkar çatışması olması durumunda Karar Verici hiçbir şekilde belgelendirme kararı veremez.
Sınavda görev almış Sınav Yapıcı aynı sınavın Karar Vericisi olamaz.
rik sınavı yaptıktan sonra Sınav Yapıcı, adayın sınav kayıtlarını (doküman ve video kaydı) BELGEMOD’a imza karşılığında ve kapalı zarf içerisinde İdari Birim Birim Sorumlusuna teslim eder. Sınav Yapıcı 5 takvim günü içerisinde İdari Birim Sorumlusundan ilgili dokümanları teslim alarak BELGEMOD ‘un verdiği cevap formuna göre adil ve geçerliliği doğrulanabilir bir şekilde sınav kâğıtlarını okur ve puanlamayı yapar, İdari Birim Sorumlusuna teslim eder. İdari Birim Sorumlusu sınav sonuçlarının giriş işlemini gerçekleştirir ve sınav evraklarını Karar Vericiye teslim eder. Sınav video kayıtlarını ise sınavı değerlendirmesi için Karar vericiye Teknik Sorumlu teslim eder. Karar vericiye iletilen sınav kayıtlarına dair dokümanların (Gidiş zarfı) Karar Verici tarafından eksik olup olmadığı incelenir, belgelerde eksik olması durumunda Karar Verici Belgelendirme Müdürü’ne bilgi verir. Karar Verici yazılım üzerinden alacağı (F45) belge karar formu ile belgelendirme kararı bilgilerini tüm sınav sürecini ayrıntılı izleyerek kamera kayıtlarının uygun alınıp alınmadığını, kamera kaydının MYK rehberine uygun olarak alınıp alınmadığını, adayların sınav süresince tüm faaliyetlerinin uygun olup olmadığını, sınav evraklarının detaylı kontrolünün yapılmasına, puanlamaların doğru olup olmadığına vb formda belirtilen tüm maddelere ayrıntılı olarak dikkat edilerek karar verir son olarak sistemden çıktı alır ve gerekli yerleri doldurarak imzalar. Karar verici 10 takvim günü içerisinde sonuçları Belgelendirme Müdürüne teslim eder. Adayın belge karar süresi sınavdan sonra en fazla 15 takvim gününde tamamlanır. Kararı sonuçlanan adayları Genel Müdür 3 gün içerisinde MYK ya bildirir. Belgelendirmeye hak kazanan adaylar BELGEMOD ‘tan belgelerini teslim alırlar.
Adaylara tüm belgelendirme şartlarını yerine getirene kadar belgelendirme yapılmaz. Belgelendirme kararı, sürdürülmesi, yenilenmesi, askıya alınması, genişletilmesi, daraltılması vb. kararlardan bizzat BELGEMOD sorumludur ve bu konularda dış kaynak kullanmamaktadır. BELGEMOD ’un belgelendirme karar yetkisi hiçbir şekilde devredilemez. BELGEMOD karar verme sürecini bünyesinde sigortalı Karar Vericiler ile sağlamaktadır.
BELGEMOD ’tan belge almış kişinin belgesi yırtılmış, zarar görmüş veya kaybolmuş ise BELGEMOD ’a başvurarak tekrar belgesinin çıkartılmasını isteyebilir. Bu durumlarda BELGEMOD 7(yedi) gün içinde Mesleki Yeterlilik Kurumu’na dilekçe ile veya elektronik ortamla kişinin belgesinin yeniden çıkarılmasını talep eder. Mesleki Yeterlilik Kurumu’nun belge basım süresinden sonra, BELGEMOD, kişiyi arayarak belgesinin hazır olduğunu bildirir.
Sınav sonuçları ve belge almaya hak kazanan kişiler MYK web portal üzerinden bildirilir. Belge MYK tarafından normal şartlarda, en geç belge talep tarihini takip eden 10 gün içinde BELGEMOD’a gönderir.MYK tarafından hazırlanarak gönderilen belgeler BELGEMOD Genel Müdür tarafından imzalanır. Belge almaya hak kazanan adaylara İdari birim sorumlusu tarafından teslim edilir. Belgeli kişi belgesini ister BELGEMOD tan kendisi alır, isterse kargo ile adresine gönderilir.
Fotokopisi BELGEMOD ‘ta kalmak üzere imzalı orijinal belge katılımcıya verilir.
Düzenlenen belgede, aşağıda belirtilen bilgiler yer alır:
Belgelendirilen personel, Belgelendirilmiş Aday Listesi Formu(L07)’na İdari birim sorumlusu tarafından işlenir.
Belgeli personel, kişisel bilgilerindeki değişiklikleri BELGEMOD ’a en geç 15 (on beş) iş günü içinde iletmelidir.
Belge sahibinin söz konusu değişiklikler için belirtilen gerekli belgelerle başvurması durumunda, geçerlilik süresi dolmamış bir belge gerekli belge ücreti alınarak BELGEMOD tarafından tekrar düzenlenir.
MYK tarafından yapılan düzenlemeler sonucu belgelendirilmiş adayın belgelendirme kapsamında meydana gelecek değişiklikler için aday yeniden sınava tabii tutulacaktır.
Belgelenen personel ile BELGEMOD arasında imzalanan BKS-F57 - Belge Kullanım Sözleşmesi Formu göre belgenin kullanımına ilişkin kurallar tanımlanmaktadır. Belge kullanımı bu kuralları içeren doküman çerçevesinde gerçekleştirilmektedir.
Belgenin kullanımı konusunda BELGEMOD personeli yakından takip alır. Bu kapsamda basın, yayın ve medya titizlikle izlenir. Bu amaçla müşteri ve son kullanıcı şikâyetleri veya ihbarları dikkate alınır. Uygun Olmayan Hizmetin Kullanımı Prosedürü(P03) ve Şikâyet ve İtiraz Yönetimi Prosedürü(P07)’ne göre hareket edilir. Buna takiben yapılan inceleme sonucunda (veya ihbarla gelen) belgeli personelin kurallara uymadığı tespit edilirse, belgeli personelden konuyla ilgili düzeltici faaliyet gerçekleştirmesi BELGEMOD tarafından, Düzeltici/Önleyici Faaliyet Formu(F12)ile istenir. Belirlenen süre içinde şikâyet veya ihbara konu olan kural ihlalinin giderilmediği görülür ve düzeltici faaliyetin gerçekleşmediği tespit edilirse aşağıdaki işlem sırası takip edilir;
BELGEMOD, Karar Vericisinin kararı sonucu belge sahibi personelin belge kullanımlarını askıya alabilir.
Belgenin askıya alınma kararı Belgelendirme Müdürü tarafından adaya duyurulur, kararın belgelendirilen personele bildiriminden itibaren, belge ve logo kullanımını derhal durdurur. 15 (on beş) gün içerisinde belge ve eklerini BELGEMOD ‘a geri gönderir. İade edilmemesi durumunda öncelikle uyarılır.Eğer uyarı dikkate alınmazsa hukuki süreç başlatılabilir. Belgelendirilen personel belgesini, ekini ve sözleşmesini kaybettiğini beyan ediyorsa yayınlanmış kayıp ilanını ve bir dilekçe ile BELGEMOD ‘a bildirmesi istenir.
Belgelendirilen personel, belgenin askıya alınma nedenini 1 ay içerisinde ortadan kaldırdığını kanıtlaması (objektif delillerin BELGEMOD ‘a sunulması) durumunda Karar Verici kararıyla askıya alma işlemine son verilir.Belgenin askıdan indirildiğine dair yazı, belgeli personele e-mail yoluyla Belgelendirme Müdürü tarafından bildirilir.
Belgelendirilen personel, sözleşmesini feshetmek veya belgesini iptal ettirmek istediğinde BELGEMOD ‘a yazılı olarak başvurur. Talep doğrultusunda BELGEMOD Belgelendirme Müdürü tarafından inceleme yapılır. En geç 15 (on beş) gün içerisinde konu karara bağlanır. İlgili personele karar yazılı olarak bildirilir. Belgelendirilen personel, sözleşmeyle kendisine verilmiş her türlü belgeyi kararın tebliğ tarihinden en geç 15 (on beş) gün içerisinde BELGEMOD ‘a iade eder. Aynı zamanda her türlü doküman, ilan vb. belge ve logo kullanımını durdurur.
Belge iptal edildiğinde veya geri alındığında, belgelendirilen personelin adı Belgelendirme Müdürü bilgisi dahilinde, İdari Birim Sorumlusu tarafından Belgelendirilmiş Aday Listesi Formu(L07)’ nda iptal olarak belirtilir. Belgesi iptal edilen personel, belgenin iptalini takiben 15 (on beş) gün içerisinde BELGEMOD belge logosunu her türlü yazışma ve tanıtım materyalinden çıkarması gerekmektedir. Aksi halde BELGEMOD;
Belgesi askıya alınan veya iptal edilenlerin adı, soyadı, belge numarası, iptal/askı tarihi yer alacak şekilde ilgili taraflara duyurulmak üzere www.belgemod.com sitesinden duyurusu yapılır.
MYK ‘nın UY bazında düzenlediği değişiklikler Dış Kaynaklı Ana Doküman Listesi (L02)’ da tarif edilen yöntemle Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından takip edilerek Sınav Yapıcıya bildirilir. Sınav yapıcının incelemesi sonucuna göre Belgelendirme Prosesinde değişiklik gerekiyorsa Kalite Yönetim Temsilcisi Ölçme Değerlendirme Komisyonu görüşüne sunar. Ölçme Değerlendirme Komisyonu kararı sonucunda uygulama yöntemi faaliyete geçirilir. Kalite Yönetim Temsilcisi tarafından belgelendirilmiş personeli etkileyen durumlar, e-mail yoluyla veya web sitesi aday sayfasından bilgilendirilir. Belgelendirilmiş personelin sıradaki gözetimine kadar değişikliklerin gereklerine uyması durumunda belgenin geçerliliği devam ettirilir. Uymadığı durumlarda ise belgenin askıya alınması ve/veya iptali durumunda (4.11) maddesinde belirtilen işlemler gerçekleştirilir.
Sınav sonuçları alındıktan sonra, Sınava Katılacak Aday Listesi(L06), Sınav Sonuç Listesi(L12) ile birlikte tüm sonuçlar yazılım üzerinden MYK portala iletilir. Genel Müdür bu bildirimlerin yapılmasından sorumludur.Sınav sonuçları bildirildikten sonra teşvik durumları girilen adayların belgeleri Dosya Sorumlusunun onayından itibaren belge basımına gönderilir.Belge masraf karşılığı çıkan adayların belirtilen ibana yatırılması ile BELGEMOD’un belge ön ödeme sistemine aktarması ile ödeme sistemden çekilerek belge onaylaması yapılır ve matbaaya gönderilir. Genel Müdür belgelerin basımının her aşamasını portaldan takip ederek bilgilenmek isteyen adaylara bilgi verebilir. Belgeler basım işlemleri bitince kargo ile matbaa tarafından BELGEMOD’a iletilir. BELGEMOD’a gelen belgeler hukuksuz kullanımlara karşı MYK ‘nın gönderdiği hologramı İdari Birim Sorumlusu yapıştırır, Genel Müdür imzalar ve İdari Birim Sorumlusu kayıt altına aldıktan sonra belgelerin iletilmesi için adayları telefon aracılığıyla arayarak belgenin BELGEMOD’a geldiğini ve gerek kargo gerek kişilerin kuruma gelerek alabileceği hakkında bilgilendirir. Kargo yapılacakların adreslerine kargo yapılarak belgeler adaya teslim edilir. Teslim edilirken yenileme süreci hakkında bilgi verilir.
Belgemod’a adaylar belgelendirme başvurusu dışında yalnızca istedikleri birimden sınava girmek için başvurabilmektedir. Birim başvurusu aynı belgelendirme başvurusu gibi yapılır, adayın tüm iletişim bilgileri alınır. Aday sözleşmesi imzalatılır. Aday sadece istediği birimin sınavına girecektir. Aynı zamanda başka bir belgelendirme kuruluşundan aldığı birim başarı belgeleriyle gelip belge tamamlama başvurusu yapan adaylarında başvuruları kabul edilir belge alınması için gerekli birimlerden sınava tabii tutulduktan sonra aday BELGEMOD tarafından mesleki yeterlilik belgesi almaya hak kazanır. Birim başarı sınavında adaylar yalnızca girecekleri birim değerinde ücret öderler. Belgelendirme başvurusunda olduğu gibi adaylar bir yıl içinde başarısız oldukları birimden 2 kere daha sınava girebilmektedirler.
